چگونگی به‌ کارگیری اصول دکوراسیون اداری [ ۱۳اصل راهبردی]

شرکت‌های هوشمند دریافته‌اند که محل کار ابزاری برای تجارت است. یک محیط اداری با قرار دادن تیم‌ها و کارکردها و عناصر طراحی مختلف که منعکس‌کنندۀ فرهنگ، برند و ارزش‌ها هستند، و به‌کارگیری اصول دکوراسیون اداری، ارزش‌های اصلی تجارت را منعکس و تقویت می‌کند.

چگونگی به‌کارگیری اصول دکوراسیون اداری

یک مدیر اداری مجرب باید قادر به رسم جانمایی دفتر کار با در نظر گرفتن اشیاء موجود در دفتر کار باشد. بنابراین مدیر برای رعایت اصول دکوراسیون اداری، اصول زیر را به اجرا درآورد:

اصول دکوراسیون اداری

رابطۀ درون بخشی در اصول دکوراسیون اداری

در حالی‌که به بخش‌های مختلف فضا اختصاص می‌دهید، میزان وابستگی بخش مورد نظر را به بخش‌های دیگر را از نظر اصول دکوراسیون اداری در نظر بگیرید. مثلاً، بخش تولید ارتباط تنگاتنگی با بخش‌های تدارکات و فروش دارد. بنابراین، طبق اصول دکوراسیون اداری، فضای اختصاص داده شده به بخش تولید باید بسیار نزدیک به هم بخش تدارکات و هم بخش فروش باشد. دفتر کاری که به همۀ بخش‌ها خدمات ارائه می‌دهد، باید در مرکز قرار گیرد.

بخش‌هایی که با مشتریان و ارباب رجوع سر و کار دارند باید در نزدیکی درب ورودی قرار داشته باشند. برای اتاق‌های ماشین‌نویس‌ها، اتاق بایگانی و کپی‌برداری، اتاق رایانه و غیره باید دیوار‌ها و یا پارتیشن‌ بندی آکوستیک در نظر گرفته شوند.

جریان داشتن کار در اصول دکوراسیون اداری

مدیر مطابق اصول دکوراسیون اداری باید تا آنجا که ممکن است جریان کار منظم؛ به‌طور مستقیم، چرخشی و یا برگشت‌پذیر ایجاد کند. جریان کار منظم نقاط ضعف را به حداقل می‌رساند و همچنین به‌سادگی عملکرد را افزایش می‌دهد.

بهره‌برداری حداکثر از فضا در اصول دکوراسیون اداری

فضا به‌خصوص در مناطق شهری و کلان‌شهر‌ها بسیار گران است. بنابراین، اصول دکوراسیون اداری می‌طلبد که حداکثر بهره‌برداری از فضا و ملک صورت گیرد. با این حال، به هر یک از کارکنان باید فضای کافی اختصاص یابد، به‌طوری‌که سلامت و کارایی او تضمین شود.

رعایت فضای مورد نیاز کارکنان و تجهیزات در اصول دکوراسیون اداری

کمبود هوا در دفتر کار ممکن است کارآیی کارکنان را کاهش دهد. باید بر اساس اصول دکوراسیون اداری باید فضای کافی بین میزها فراهم شده و امکان حرکت آزاد برای کارکنان ایجاد شود. تعداد پنجره‌ها، اندازه و ماهیت آن‌ها نیز باید مورد توجه قرار گیرد. باید پرونده‌ها و لوازم‌ التحریر به‌درستی ذخیره شوند. نیاز به حفظ  و نگهداری تعدادی از دفاتر خصوصی برای مدیران اجرایی ضروری است. نظافت مبلمان و تجهیزات باید به سهولت انجام شود.

نظارت مؤثر در اصول دکوراسیون اداری

تا آنجا که ممکن است، باید کارکنان روبروی سرپرست خود بنشینند، تا امکان نظارت او بر کارکنان فراهم شود.

انعطاف‌پذیری و ظاهر هماهنگ دفتر کار

مبلمان و تجهیزات مورد استفاده در دفتر کار باید با اصول دکوراسیون اداری همخوانی داشته باشد، و از هماهنگی و انعطاف‌پذیری برخوردار باشد.

سیستم‌ها و روش‌های اجرایی حاکم در دفتر کار

عملکرد مؤثر کارکنان مبتنی بر سیستم‌ها و روش‌های اجرایی حاکم در دفتر کار است. مطابق اصول حاکم بر دکوراسیون اداری، به این مهم وقتی نائل می‌شویم که قرارگیری کارمندان و تجهیزات به‌گونه‌ای باشد که با سیستم و روش اجرایی دفتر کار متناسب باشد.

نور مناسب در اصول دکوراسیون اداری

قرار گرفتن میز‌ها و صندلی‌ها باید به‌نحوی باشد که به هیچ‌یک از کارکنان نور مستقیم تابیده نشود. طبق اصول دکوراسیون اداری، منبع نور باید در سمت چپ کارکنان قرار داشته باشد.

روحیۀ کارکنان در اصول دکوراسیون اداری

اصول دکوراسیون اداری باید به‌شیوه‌ای رعایت شود که موجب رضایت شغلی و افزایش روحیۀ کارکنان شود. کارکنانی که مشغول کار می‌شوند باید از پارتیشن و سرویس بهداشتی مناسب بهره‌مند باشند. یک دفتر کار خصوصی به نوری تا پنج برابر بیشتر از دفتر کار معمولی نیاز دارد.

تهویۀ مطبوع در اصول دکوراسیون اداری

هوای تازه برای عملکرد مؤثر کارکنان لازم است. وقتی که در یک دفتر کار هم کارکنان مرد و هم کارکنان زن حضور دارند و آن دفتر کار فاقد تهویۀ مطبوع است، اصول دکوراسیون اداری رعایت نشده است.

توسعه در اصول دکوراسیون اداری

توسعۀ آیندۀ بخش باید امکان‌پذیر باشد. زمانی یک چیدمان و انتخاب محل بخش از نظر اصول دکوراسیون اداری مناسب است که آینده‌نگری لازم برای توسعۀ بخش و افزایش تعداد کارکنان احتمالی پیش‌بینی شده باشد.

تسهیلات بهداشتی-خدماتی در اصول دکوراسیون اداری

لوله‌کشی آب آشامیدنی، دستشویی، سالن غذاخوری، آسانسور، اتاق استراحت، تلفن، فکس، رایانه و اینترنت از موارد تسهیلات بهداشتی-خدماتی طبق اصول دکوراسیون اداری هستند. باید در چیدمان و جانمایی دفتر کار تدارکات مناسب از این نظر برای آسایش و راحتی کارکنان انجام شود.

توازن در اصول دکوراسیون اداری

توازن ایجاد کنندۀ حس مسئولیت است. ظاهر متوازن و مطبوع تصویر دفتر کار را در چشم مشتریان و ارباب رجوع ارتقاء می‌دهد.

دفاتر کار مخصوص در اصول دکوراسیون اداری

کلیۀ دفاتر کار مناسب از فضایی به‌عنوان اتاق پذیرش و یا اتاق کنفرانس برخوردار هستند. دکوراسیون این اتاق‌ها باید با ظرافت و حفظ زیبایی طبق اصول دکوراسبون اداری انجام شود. اتاق کنفرانس برای تشکیل جلسات، محلی جهت بحث و تبادل نظر، انجام مصاحبه و نظایر آن ضروری است.

ایمنی در اصول دکوراسیون اداری

دفتر کار باید از حداقل تعداد خروجی برای ایمنی کارکنان برخوردار باشد. باید فضاهایی به فایل‌ها و پرونده‌های قدیمی اختصاص یابد.

طرح‌های محیط باز فضاهایی برای همکاری تنگاتنگ‌تر بین کارکنان ایجاد می‌کند. با ایجاد نقاط دسترسی اینترنت بین کارکنان، کارکنان و مشتریان و کارکنان و ارباب رجوع مودت و همکاری نزدیکی ایجاد می‌شود. مسائل و نکاتی از این دست، موضوعاتی است که در آینده باید در اصول دکوراسیون اداری مد نظر بوده و مورد تجدید نظر قرار گیرد.   ۳

تصاویر بیشتر: